Claves para poner al día el archivo digital de su empresa

Montar un archivo digital no tiene por qué ser una tarea titánica ni algo que solo está al alcance de grandes corporaciones con inmensos presupuestos para llevar el proyecto a cabo. Lo más importante es disponer de un buen escáner que sea rápido y a der posible que tenga alimentación automática y escaneado a doble cara.  De hecho un simple Smartphone puede valer para empezar con los primeros documentos, ya que las facturas, y simples recibos de gastos se pueden fotografiar y guardar en PDF.

Una aplicación como CamScanner (gratis en Google Play) permite fotografiar documentos y guardarlos automáticamente en PDF, así como compartirlos en las plataformas más comunes. Desde E-mail hasta Whatsapp.

Trasladado al mundo de la empresa, mediante un sistema de gestión de documentos y un archivo digital podemos capturar documentos y rápidamente archivarlos digitalmente. De este modo nos ahorramos el tedioso trabaja de taladrar el papel y buscar el archivador adecuado para el documento que queremos almacenar.

Un archivo digital en comparación a los sistemas tradicionales es súper compacto ya que los documentos quedan almacenado en un servidor que puede estar en la empresa o en la nube.  De este modo los documentos quedan almacenados de forma segura y duradera.

La forma en la que los documentos organizan en un sistema electrónico depende del tamaño del archivo que tengamos o queramos construir. Para un archivo pequeño es suficiente organizarlos en carpetas y subcarpetas en el ordenador que tengamos como servidor.

Un OCR hace nuestros documentos fácilmente localizables.

El mejor formato para almacenar nuestros documentos es el PDF. Un sistema OCR (reconocimiento óptico de caracteres) lee y reconoce el texto de los archivos lo cual supone una inmensa ventaja. Estos datos pueden ser indexados por Windows 7 y Vista, así como versiones posteriores.

Acrobat es la empresa que este desarrollo el formato PDF para trabajar con documentos. El reconcomiendo mediante OCR también se puede hacer mediante el software de Adobe.

Soluciones para diferentes necesidades y cada bolsillo

Si lo que queremos es montar un archivo digital en una empresa ya las necesidades cambiarían. Definitivamente necesitamos un buen escáner y un archivo digital, así como un programa para gestionar mayores cantidades de documentos. Existen soluciones open source estas soluciones al final necesitan un buen parte adapte el software y muchas veces haga pequeños desarrollos a medida.

Pie de foto: Encuentre sus documentos mediante palabras clave gracias a los metadatos

Otra posibilidad es utilizar una solución ya hecha como la suite Doxis4 de Ser Solutions (http://www.ser-solutions.es/). La suite Doxis4 se integra perfectamente con el correo electrónico a través de Outlook así como toda la suite de Microsoft office. Tiene otra gran ventaja que es el uso de metadatos para localizar documentos. Además para empresas más grandes también se puede integrar con SAP y soluciones más complicadas.